Einer der grossen Vorteile von E-Mail ist der einfache Versand elektronischer Dateien. Man nennt solches Zubehör „Anhänge“ oder noch etwas moderner „Attachments“.
Auch ich erhalte gelegentlich elektronische Post mit Beilagen.
Natürlich nicht.
Ich werde vielmehr täglich eingedeckt mit Dateien, die meist zu wenig wichtig sind, dass ich sie sofort bearbeiten würde und zu wenig unwichtig, dass ich sie sofort löschen könnte.
Ich gehe daher regelmässig den Kompromiss ein, solches Datenmaterial irgendwo in den Tiefen meiner Festplatte abzulegen. Und eigentlich bemühe ich mich darum, das in einer Weise zu erledigen, dass ich die Informationen bei Bedarf auch wieder finden kann. Ein wichtiges Werkezug dabei ist ein aussagekräftiger Dateiname.
Einen sinnvollen und hilfreichen Dateinamen zu finden und anzuwenden ist die Aufgabe dessen, der eine Datei erstellt und des Absenders eines E-Mails in dessen Anhang ich die Datei dann vorfinde.
Das scheint sich jedoch noch nicht so recht herumgesprochen zu haben. Diese Woche nämlich erhielt ich per E-Mail eine angeforderte Krankenkassenofferte, die einem kurzen E-Mail als Anhang angefügt war.
Und wie war die Datei benannt?
Sie hiess „anhang.pdf“.
Wenn ich nun die Datei zur späteren Lektüre abspeichern will, bin ich gezwungen, ihr einen neuen Namen zu geben, einen, der auch etwas über den Inhalt verrät.
Doch will ich das?
Nein.
Ist das meine Aufgabe als Empfänger einer Information?
Ich finde: Nein.
Warum denn erhalte ich regelmässig E-Mail-Anhänge mit Namen folgender Qualität:
newsletter.pdf
aktuelle informationen.pdf
tabelle.xlsx
artikel.pdf
uebersicht.docx
Das ist, als würde ich meine Blogarktikel mit „Blogartikel“ betiteln. Wenig aussagekräftig und deshalb wenig einladend, weil kein bisschen neugierig machend.
Wenn ich Dateien erstelle und sie dann logischerweise auch benennen muss, dann bemühe ich mich um aussagekräftige Bezeichnungen, die mir helfen, schnell zu finden, was ich gerade brauche. Ganz besonders gilt das, wenn ich solche Dateien weiterreiche. Nie im Leben würde es mir einfallen, einem Kunden eine Offerte mit der Bezeichnung „Offerte.pdf“ zuzustellen.
Doch was gehört zu einem aussagekräftigen Dateinamen?
Die Antwort darauf ist natürlich von den individuellen Bedürfnissen abhängig. Für mich sind folgende Elemente wichtig:
- Dokumententyp: Damit meine ich nicht txt, pdf oder jpg, sondern eine Bezeichnunng, die mich erkennen lässt, zu welcher „Familie“ eine Datei gehört. Da steht dann zum Beispiel „Blogartikel“ oder „Blog-Bild“ oder aber „Illustration“ oder „Skizze“ oder „Reinzeichnung“ oder „Visualisierung“ oder „Rechnung“ oder „Offerte“ oder „Tabelle“ oder „Übersicht“ oder „Pressetext“. (Der aufmerksame Leser erkennt: Wer sich auf dieses Element der Dateibezeichnung beschränkt, erhält exakt Ergebnisse der ärgerlichen Kategorie, die ich oben genannt habe.)
- Dann natürlich ein möglichst kurzer und aussagekräftiger Hinweis auf den Inhalt.
- Das Datum der Erstellung oder der letzten Bearbeitung
- Ein Kürzel für das Projekt, zu dem die Datei gehört
- Je nach Vorgehen kann es sinnvoll sein, die Versionen zu nummerieren, das mache ich gewöhnlich mit „V1“ usw.
Würde ich diesen Artikel also als Datei speichern, hiesse sie „Blogartikel sinnvolle Dateinamen 110226.txt“.
Wenn weitere Personen mit meinen Dateien arbeiten müssen, dann ergänze ich Informationen, die für sie wichtig sein könnten. Da erscheint dann mein Name oder mein Kürzel und allenfalls auch ein Hinweis darauf, wie ich ein Dokument bearbeitet habe. Wenn ich einen Text zur Korrektur erhalte, füge ich dem Dateinamen konsequent ein „korrcg“ an, bevor ich ihn zurückschicke.
Wer nun zum Beispiel einen Newsletter verschickt, soll doch bitte so freundlich sein, ihn mit seinem Namen zu versehen und mit einem Datum und vielleicht sogar mit einem Stichwort zum inhaltlichen Schwerpunkt. Vielleicht so:
Hans Mustermann Newsletter Kommunikation in der Partnerschaft März 2011.pdf
Ich möchte verstanden werden. Deshalb benenne ich meine Dateien so, wie ich es mir selbst wünschen würde, wenn ich welche erhalte.
Und ich möchte mich selbst verstehen. Deshalb benenne ich meine Dateien so, dass ich auch morgen noch weiss, was drinsteht, nachdem schon wieder hundert andere Sachen meine Gedanken bewegt und Millionen anderer Bytes meine Festplatte aufgewühlt haben.